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EVENTOS de NEGOCIO: Claves para una buena organización

EVENTOS de NEGOCIO: Claves para una buena organización

Cuando estamos próximos a organizar un evento sentimos la ansiedad y el estrés de la preparación, ¿Tendremos tiempo suficiente? ¿Nos estaremos olvidando de algo? ¿Será todo lo que espero que sea? Hay eventos que se organizan en pocos días, otros que se planifican por más de un año. Pero ¿qué es lo que hace que el evento sea perdurable para vos y tus invitados?

Aquí presentamos 5 claves para que tus eventos sean inolvidables:

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1. Un motivo que valga la pena. Llevar adelante un evento implica mucha energía, tiempo y dinero. Es importante que estemos convencidos de querer realizarlo para generar un momento perdurable para nuestros invitados. Debemos estar atentos a todos los detalles para que no falte nada ni nadie. Podemos contar con empresas especializadas en la organización operativa, pero los objetivos los debemos definir nosotros. Es siempre una herramienta de comunicación muy útil para anunciar lanzamientos de nuestro emprendimiento o de nuevos productos, reunir clientes, celebrar actividades más informales para ganar en fidelización, difundir conocimiento, etc.

2. Todo en su medida justa. Antes de comenzar la organización debemos pensar como quisiéramos festejarlo. ¿Queremos que se formal o informal? ¿Tradicional o innovador? ¿Con servicios contratados o me ocupo de todo? Debemos asegurarnos que nuestro evento transmita el sentimiento que queremos compartir con los invitados sin excedernos o restringirnos en la organización.

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3. No alcanza con solo invitar. Elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque si no asiste quien nos interesa, el evento no habrá sido lo mismo. Sin embargo la invitación es solo el primer paso. Todos los detalles de la organización como definir la temática o actividad principal (discurso, presentación, conferencia, etc.), la hora adecuada de inicio, la temperatura del lugar, disponer de cantidad adecuada de bebida y comida, tener suficientes lugares para sentarse, no alargar la duración innecesariamente, entre otros factores, se convierten en fundamentales para que los invitados tengan un momento de distensión y porqué no, de diversión y permanezcan hasta el final.

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4. Crear un espacio para el evento. Definir donde lo realizaremos y citemos a nuestros invitados no puede ser solo un “lugar” más; debemos acondicionarlo para que sea un espacio diferente. Debe contar con las dimensiones justas, las instalaciones adecuadas, y sobre todo con la decoración y estilo que se adapten al motivo del evento.

5. El rol del anfitrión. El éxito de un evento depende de un buen anfitrión. Su capacidad para recibir y agasajar a los invitados, llevar los tiempos del evento, medir y sentir cada minuto, resolver los imprevistos, y también el de interactuar mientras todo sucede, definirán su éxito en el rol de anfitrión.

Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante mucho tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y sabremos que hemos triunfado en la organización.

   

Autor: Lic. Diego Donizetti (Socio Gerente San Tome Eventos)

Email: donizetti@santome.com.ar

www.santome.com.ar

San Tomé es una empresa dedicada a servicios de bebidas y eventos Sociales y Empresariales. Recientemente Emprebiz ha adquirido una participación accionaria a partir de su Fondo de Inversión InverBiz.

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